Was zwischen Fragebogen und 90-Tage-Plan wirklich passiert
Die meisten Unternehmen hatten schon einen "KI-Workshop". Ein Vormittag, eine Folie mit einer Reifegradkurve, Post-its an der Wand, viel Aufbruchstimmung. Und danach: eine Liste voller Ideen, die niemand mehr anfasst. Das Problem liegt selten am Inhalt. Es liegt an der Mechanik. Ein Workshop, der nur einen Raum voller Begeisterung erzeugt, aber keinen Weg in den Alltag baut, war am Ende ein teurer Nachmittag.
Wir haben unseren AI Discovery Workshop deshalb nicht als Event gebaut, sondern als Funnel. Vier Stationen, zwei davon vor Ort, zwei dazwischen im Hintergrund. Jede Station hat eine Aufgabe, die die nächste erst möglich macht. Am Ende steht kein Foto vom Whiteboard, sondern ein priorisierter 90-Tage-Plan.
Phase 0: Der Fragebogen, den niemand überspringen sollte
Bevor überhaupt jemand einen Raum betritt, füllt jede teilnehmende Person online einen kurzen Fragebogen aus. Fünfzehn Minuten, kein Meeting. Der Zweck ist unspektakulär: den tatsächlichen KI-Reifegrad im Unternehmen zu erfassen, bevor die Agenda geschrieben wird. Ohne diesen Schritt bauen die meisten Workshops für eine imaginäre Durchschnittsperson, die es im Raum nie gibt. Mit dem Schritt kalibriert sich Halbtag 1 auf die echten Arbeitsbereiche und die echten Schmerzpunkte der jeweiligen Gruppe. Klingt banal. Ist es aber der Unterschied zwischen einem Workshop, der zur Belegschaft passt, und einem, der von der Stange kommt.
Halbtag 1: Discover
Der erste Vor-Ort-Termin, rund dreieinhalb Stunden mit allen Teilnehmenden, hat zwei Ziele. Erstens: ein gemeinsames, nüchternes Bild davon, was KI heute für die konkrete Branche tatsächlich kann, jenseits von Hype-Zyklen und diffuser Verunsicherung. Zweitens, und das ist der eigentliche Ertrag des Tages: eine strukturierte Durchleuchtung der eigenen Arbeitsprozesse. Offen, ohne Bewertung, ohne Filter.
Was dabei entsteht, ist eine Longlist an Use Cases, die wir bewusst in zwei Ebenen trennen:
Fokus A – persönliche KI-Unterstützung, die jede einzelne Person sofort spürbar entlastet
Fokus B – systemische Lösungen, die Prozesse grundlegend verändern
Diese Trennung ist keine Formalität. Ein Architekturbüro, das kürzlich diesen Workshop durchlaufen hat, brachte in Fokus A Dinge wie schnellere E-Mail-Vorentwürfe und Recherche-Unterstützung, in Fokus B ging es um ganz andere Fragen: wie Planunterlagen, Ausschreibungen und interne Freigaben systemisch anders laufen könnten. Beides ist relevant. Beides braucht aber komplett unterschiedliche Antworten, und wer diese zwei Ebenen vermischt, endet meistens mit einer Liste, die niemand priorisieren kann.
Das Zwischen-Review: die Arbeit, die den Unterschied macht
Zwischen den beiden Workshop-Terminen liegt ein bis zwei Tage Arbeit, die niemand sieht, die aber den zweiten Termin erst brauchbar macht. Wir sichten jeden einzelnen Use Case aus der Longlist und schätzen ihn nach technischer Machbarkeit, Aufwand und Potenzial ein. Am Ende steht eine vorbereitete Priorisierungsmatrix, dazu eine erste Einschätzung und eine Vorauswahl je Fokus.
Der Punkt dieses Schritts ist nicht, den Kunden zu bevormunden. Es ist, dass eine Gruppe von zehn oder zwanzig Personen an einem Nachmittag unmöglich zwanzig Use Cases seriös nach Machbarkeit bewerten kann, wenn niemand vorher die Hausaufgaben gemacht hat. Ohne dieses Review verhandelt Halbtag 2 über Bauchgefühl. Mit ihm verhandelt er über eine vorbereitete, belastbare Grundlage.
Halbtag 2: Strategize
Der zweite Vor-Ort-Termin nimmt die vorbereitete Matrix und lässt die Gruppe selbst entscheiden: Impact gegen Machbarkeit, für jeden Use Case. Die am höchsten priorisierten werden vertieft, nicht mehr auf Ideenebene, sondern konkret: Was genau wird gelöst? Welche Systeme und Daten sind betroffen? Wie grob ist der Aufwand? Und an diesem Punkt kippt der Workshop von der Reflexion in die Umsetzung, denn wir stellen das 90-Day Sprint Format vor, den Rahmen, in dem die priorisierten Use Cases in neunzig Tagen vom Konzept zur produktiven Lösung werden.
Am Ende von Halbtag 2 steht keine Wunschliste mehr, sondern ein Umsetzungsplan mit zwei klar getrennten Spuren.
Fokus A läuft als Adoption-Begleitung: Schulung, Enablement, laufende Q&A, damit KI im Arbeitsalltag jeder einzelnen Person tatsächlich ankommt, nicht nur an einem Workshop-Tag verspricht anzukommen.
Fokus B läuft als 90-Day Sprint mit uns als Integrations- und Umsetzungspartner, vom ersten Prototyp bis zur produktiven Lösung.
Warum die Reihenfolge das eigentliche Produkt ist
Zwei Halbtage klingen wenig für einen Strategieprozess, das stimmt. Der Trick liegt nicht in der Dauer, sondern darin, dass zwischen den beiden Terminen echte Arbeit passiert, unsichtbar für die Teilnehmenden, aber entscheidend für das Ergebnis. Ein Workshop ohne diesen Zwischenschritt bleibt ein Brainstorming mit gutem Kaffee. Einer mit diesem Schritt liefert etwas, das montags tatsächlich weitergeht: ein 90-Tage-Plan mit Namen, Prioritäten und einem Format, in dem daraus etwas wird.
Genau das unterscheidet einen Discovery Workshop von einem Impulsvortrag: Am Ende hat niemand nur mehr gehört. Am Ende hat das Unternehmen einen Plan, der schon am Montag danach angreifbar ist.